Was wird im BEM Prozess dokumentiert und wie werden die Daten geschützt?

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Auszug aus der Vereinbarung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagement:
Angaben zur Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements werden in einer gesonderten BEM-Akte vermerkt. Hierbei handelt es sich um einen zugriffsgeschützten Bereich der Personalakte. Die BEM-Akte unterliegt einem restriktiven Zugriffschutz. Sollten für das BEM-Verfahren relevante Daten in Papierform erhoben worden sein, werden diese eingescannt und der BEM-Akte digital beigefügt. Die Erhebung und Verarbeitung der Angaben erfolgen dabei sparsam und ausschließlich zweckgebunden.
Ärztliche, therapeutische und diagnostische Angaben zu Krankheitsdiagnosen werden z.B. nicht erfasst und auch nicht zur Personalakte genommen. Sollte es im Ausnahmefall dennoch erforderlich sein Gesundheitsdaten zu erheben, werden diese ausschließlich beim Betriebsarzt/der -ärztin hinterlegt. Die Papierdokumente werden anschließend dort unter Verschluss gehalten.
In der Personalakte wird lediglich vermerkt, ob ein BEM-Verfahren stattfindet bzw. stattgefunden hat und in welchem Status sich dieses befindet.
In der BEM-Akte werden im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements gegebenenfalls folgende Informationen zum Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagement verarbeitet als fallbezogene Daten gespeichert und verarbeitet:
  • Allgemeine BEM-Falldaten (wie z.B. BEM-Fall Nr., personenbezogene Daten sowie Kontaktdaten) Fallbezogene Status, - Datums- & Terminangaben, Eingebundene Parteien, Vereinbarte Maßnahmen und der Status, Schriftwechsel und vorhandene Unterlagen zum Fall.

Zugriff auf die Daten

Zugriff auf die fallbezogenen Daten haben nur die BEM-Begleitenden sowie zum Zwecke der operativen Steuerung (z.B. Festlegung der zuständigen BEM-Begleitenden, fallbezogener inhaltlicher Austausch) die BEM-Steuerungsgruppe. Sollten im Einzelfall weitere Personen Zugriff auf fallbezogene Daten haben wollen, so ist die Einwilligung des BEM-Berechtigten einzuholen. Die BEM-Begleitenden und die BEM- Steuerungsgruppe sowie ggf. weitere Personen dürfen die Angaben in der BEM-Akte nur zum Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements einsehen oder verwenden.
Prozessuale Daten (z.B. Anzahl BEM-Fälle je Status) werden für den "BEM-Arbeitskreis" als Report zur prozessualen Qualitätssicherung / -optimierung bereitgestellt. Weitere geplante Nutzergruppen prozessualer Daten sind vorab mit dem "BEM-Arbeitskreis" abzustimmen. Der Hinweis, ob ein BEM-Verfahren besteht und der jeweilige Status ist in der Personalanwendung sichtbar.
Alle Beteiligten am Betrieblichen Eingliederungsmanagement müssen datenschutzrechtliche Bestimmungen, Verschwiegenheit und gegebenenfalls berufliche Schweigepflichten beachten.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe von Daten an Dritte, die im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements erhoben wurden, - zum Beispiel an die BEM-Hilfekonferenz, an die LVM Versicherung als Arbeitgeber, den Betriebsrat oder Externe wie Einrichtungen der Rehabilitation – erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung durch den BEM-Berechtigten.

Wie lange wird die BEM-Akte aufbewahrt und habe ich ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten?

Die BEM-Akte wird einschließlich aller zur Durchführung des BEM erhobenen Daten drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. In der Personalakte wird nach Ablauf dieser Frist lediglich gespeichert, ob ein BEM-Verfahren stattgefunden hat und in welchem Status sich dieses befindet. Die Einhaltung des Datenschutzes stellt das Unternehmen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicher.

Datenschutzrechtliche Rechte

Der bzw. die BEM-Berechtigte hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten. Er oder sie kann des Weiteren die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, außerdem besteht die Möglichkeit der Datenübertragung. Diese Rechte können gegenüber der LVM Versicherung geltend gemacht werden.
Der oder die BEM-Berechtigte hat jederzeit das Recht sich beim Konzerndatenschutzbeauftragten zu beschweren. Daneben steht dem BEM-Berechtigten ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf zu.

Ansprechpersonen im BEM:

Dieser Artikel wurde von LVM (Innendienst) erstellt und zuletzt am aktualisiert.